Outlook
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Kalender auswählen
Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie zum Reiter Kalender.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Kalender, den Sie freigeben möchten.
Kalenderberechtigungen öffnen
Es gibt zwei Möglichkeiten, um zu den Kalenderberechtigungen zu gelangen:
Möglichkeit 1: Freigeben → Kalenderberechtigungen
Möglichkeit 2: Rechtsklick auf den gewünschten Kalender → Eigenschaften
Bei beiden Möglichkeiten gelangen Sie zum gleichen Fenster.
Mitarbeiter hinzufügen
Wechseln Sie im Fenster Eigenschaften zum Reiter Berechtigungen.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Geben Sie im Feld Suchen den Namen des gewünschten Kollegen ein und klicken Sie anschließend auf den Pfeil.
Wird der gewünschte Name angezeigt:
- Namen markieren
- Auf Hinzufügen klicken
- Mit OK bestätigen
Der Mitarbeiter wird nun in der Liste der Berechtigten angezeigt.
Berechtigungen festlegen
Wählen Sie für den hinzugefügten Mitarbeiter die gewünschten Berechtigungen aus.
Beispiel: Vollzugriff
Für einen vollständigen Zugriff wählen Sie die Berechtigungsstufe Bearbeiter aus.
Dadurch erhält der Mitarbeiter unter anderem die Möglichkeit, Kalendereinträge zu erstellen, zu ändern und zu löschen.
Kontrollieren Sie anschließend die einzelnen Berechtigungen und passen Sie diese gegebenenfalls an.
Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.
Berechtigung wieder entfernen
Um einem Mitarbeiter die Berechtigung für den Kalender wieder zu entziehen:
- Führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Kalender aus.
- Wählen Sie Eigenschaften.
- Wechseln Sie zum Reiter Berechtigungen.
- Markieren Sie den Namen des Mitarbeiters, dessen Berechtigung entfernt werden soll.
- Klicken Sie auf Entfernen.
- Bestätigen Sie anschließend mit OK.
Die Berechtigung des ausgewählten Mitarbeiters für diesen Kalender ist damit entfernt.
Nach der Installation oder der ersten Anmeldung bei Outlook auf dem Rechner werden standardmäßig die E-Mails des letzten Jahres synchronisiert. Es ist jedoch möglich, alle E-Mails im Postfach anzeigen zu lassen.
So gehen Sie vor:
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei“.
Wählen Sie „Kontoeinstellungen“ aus.
Wählen Sie im Kontextmenü „Kontoeinstellungen“ aus.
.
Achten Sie im sich öffnenden Fenster darauf, dass das gewünschte Konto ausgewählt ist, und klicken Sie anschließend auf „Ändern“.
Standardmäßig ist der Zeitraum zum Herunterladen der E-Mails auf ein Jahr eingestellt.
Klicken Sie auf den Schieberegler in der Balkenanzeige und ziehen Sie ihn ganz nach links, bis die Einstellung „Alle“ angezeigt wird.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Abschließend klicken Sie auf „Vorgang abgeschlossen“ und schließen das Fenster der Kontoeinstellungen.
📧 Outlook – Ersteinrichtung und Anmeldung.
Windows-Anmeldung:
- Melden Sie sich wie gewohnt mit Ihren Zugangsdaten (Benutzername + Kennwort) am PC an.
- Öffnen Sie Outlook.
E-Mail-Adresse eingeben:
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Verbinden“.
Microsoft 365 auswählen:
Wählen Sie im nächsten Schritt „Microsoft 365“ als Kontotyp aus.
Kennwort eingeben:
Geben Sie Ihr Kennwort ein, (dasselbe wie bei der Windows-Anmeldung).
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anmeldedaten speichern“.
Einrichtung abschließen:
Klicken Sie auf „Vorgang abgeschlossen" ➡️ Outlook wird nun gestartet.
Die Synchronisation der E-Mails kann einige Minuten dauern.
✅ Fertig!
Der PC ist nun einsatzbereit. Sie können wie gewohnt mit Outlook arbeiten.
📅 Kalender (z. B. Sitzungssaal) in Outlook hinzufügen
🟦 1. Wechsel in die Kalenderansicht:
Klicke in Outlook unten links auf das Kalendersymbol 📅.
🟦 2. Kalender öffnen:
Oben im Menüband auf „Kalender öffnen“ klicken.
🟦 3. Raumkalender auswählen:
Klicke auf „Aus Raumliste…“.
🟦 4. Raum hinzufügen:
Wähle den gewünschten Raum aus der Liste aus, z. B. „Sitzungssaal“.
Klicke auf „Räume ->“, damit er in das Feld unten übernommen wird.
Bestätige mit „OK“.
✅ Ergebnis:
Der Raumkalender wird nun in deinem Outlook-Kalenderbereich angezeigt, und du kannst Termine dort planen oder einsehen.
Erstellen einer Archiv-Datei.
Klicken Sie auf „Datei“.
Unter Informationen klicken Sie auf „Tools zum Aufräumen“.
Im geöffneten Menü auf „Archivieren“ klicken.
Am besten gleich „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren:“ auswählen. Wird im Fenster die E-Mail-Adresse angeklickt, werden sämtliche Unterordner archiviert.
Datum auswählen, E-Mails des gewählten Zeitpunktes verbleiben noch auf dem Exchange Server.
Anhaken von „Auch Elemente, für die keine AutoArchivierung aktiviert ist.“ Auf „Durchsuchen“ klicken.
Der vorgeschlagene Name „archive.pst“ wird vom System nicht gespeichert. Der Name ist ansonsten frei wählbar, den Speicherort belassen.
Ist der Name gewählt, Kontrolle, ob in den unten angezeigten Ordner die Datei gespeichert wird. Auf „OK“ klicken.
Einbinden des Archives in Outlook.
Öffnen und Exportieren auswählen.
Klicken Sie „Outlook-Datendatei öffnen“ an.
Zum zuvor gespeicherten Ordner navigieren und auf „OK“ klicken.
Die gewählte Datei wird in Outlook eingebunden.
E-Mails, die danach noch archiviert werden müssen, können einfach ins Archiv verschoben werden.
E-Mails (können auch mehrere sein) anklicken und in den gewünschten Ordner im Archiv ziehen.
