- Einheitliche Verwaltungs-E-Mail-Adresse seit 2012:
Im Jahr 2012 wurde eine standardisierte E-Mail-Adresse für Verwaltungszwecke eingeführt, geregelt durch das Rundschreiben Präs.-414/140-2012. - Empfehlung gegen Weiterleitungen:
Bereits damals wurde festgelegt, dass automatische Weiterleitungen von dienstlichen E-Mails auf externe Mailkonten nicht empfehlenswert sind. - Kaum Kontrolle in der Praxis:
Obwohl es eine klare Regelung gibt, findet kaum eine Kontrolle statt – hauptsächlich aus Zeitgründen. - Risiko externer Systeme:
Eine automatische Umleitung auf externe Mail-Systeme (z. B. private Anbieter wie Gmail) ist problematisch, weil:- Bei einem Ausfall des externen Systems kann die dienstliche Kommunikation nicht gewährleistet werden.
- Datenschutz und Vertraulichkeit könnten gefährdet sein (impliziert, auch wenn nicht explizit genannt).
Warum auf automatische E-Mail-Weiterleitungen verzichtet werden sollte
Die Weiterleitung dienstlicher E-Mails von Verwaltungs-Mailkonten an externe Systeme (z. B. private E-Mail-Anbieter) ist aus mehreren Gründen nicht empfehlenswert und in vielen Fällen sogar unzulässig:
- Mail-Schleifen (Loops):
Automatische Weiterleitungen zwischen zwei Postfächern können unbeabsichtigt Endlosschleifen erzeugen, die den gesamten Mailverkehr stören oder blockieren. - Volle externe Postfächer:
Wird ein externes Postfach überfüllt, können E-Mails nicht mehr zugestellt werden – wichtige dienstliche Informationen gehen verloren. - Fehlerhafte Weiterleitungsadressen:
Tippfehler oder veraltete Zieladressen führen dazu, dass E-Mails nicht zugestellt werden oder – schlimmer noch – unbeabsichtigt offengelegt werden. - Datenschutz und Vertraulichkeit:
Dienstliche E-Mails enthalten häufig sensible oder personenbezogene Daten. Die Weiterleitung an nicht abgesicherte externe Systeme stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. - Keine Zustellgarantie:
Bei Ausfällen, technischen Problemen oder Sperrungen externer Anbieter (z. B. durch Spamfilter) ist keine verlässliche Zustellung gewährleistet – die dienstliche Kommunikation kann gestört oder unterbrochen werden.
Weiterleitungen an eine andere Mailadresse
- Regeln für eine Weiterleitung von Mails sind zu löschen.
- Weiterleitungen sind zu löschen.
